Die traditionelle Essenmarke aus Papier wird von der elektronischen Variante abgelöst: Compliance „to go“

Digitale Essensmarken - Tax Compliance

Berlin, März 2019 – Nur Digitale Essensmarken mit Einzelbelegabgleich bieten Arbeitgebern Tax Compliance für arbeitstägliche Zuschüsse zu Mitarbeiter-Mahlzeiten. Denn nur diese Kombination schafft die Voraussetzungen, die das Bundesministerium der Finanzen für die rechtskonforme Nutzung von Essensmarken vorgibt. Der Dienstleister Lunchio GmbH mit Sitz in Berlin garantiert als einer der ersten der Branche die Prüfung jedes einzelnen digital eingereichten Belegs durch entsprechend geschulte Mitarbeiter.

Essensmarken gehören zu den Mitarbeiter-Benefits, die in vielen Unternehmen für sinnvoll gehalten und deshalb häufig genutzt werden. Mit den digitalen Essensmarken haben Unternehmen nun ein modernes und attraktives Instrument zur Verfügung, das Arbeitnehmern und Arbeitgebern gleichermaßen nützt. Denn die Mitarbeiter erhalten bis zu 600 Euro mehr Netto im Jahr verglichen mit einer Gehaltserhöhung im selben Umfang und können dank des neuen Systems frei entscheiden, wo sie essen möchten. Arbeitgeber bieten einen finanziellen Anreiz, ohne dafür Lohnnebenkosten zu bezahlen. Ein großes Problem der traditionellen Essensmarken in Papierform besteht darin, dass sie häufig nicht rechtskonform eingesetzt werden. Digitale Essensmarken mit Einzelbelegabgleich sichern dagegen die größtmögliche Compliance.

Arbeitgeber sind in der Verantwortung

Die rechtlichen Rahmenbedingungen für Papier-Essensmarken sind in den Lohnsteuer-Richtlinien geregelt. Mit einem Schreiben des Bundesministeriums der Finanzen vom 24. Februar 2016 wurde diese Richtlinie um Vorgaben für digitale Essensmarken ergänzt. Als Arbeitslohn kann die digitale Essensmarke demnach nur dann angesetzt werden, wenn tatsächlich eine Mahlzeit gekauft wird und der Zuschuss nicht höher ist, als der Preis der Mahlzeit. Die Nachweispflicht dafür liegt beim Arbeitgeber und kann manuell oder elektronisch durch die Prüfung der Einzelbelege erfolgen. Halten sich Arbeitgeber nicht daran, drohen bei einer Steuerprüfung hohe Lohnsteuernachzahlungen.

Unkompliziertes Verfahren sorgt für Transparenz

Die Lunchio GmbH hat sich als externer Dienstleister darauf spezialisiert, die Nutzung der digitalen Essensmarken für Mitarbeiter und Unternehmen möglichst komfortabel zu gestalten. Lunchio Geschäftsführer Dennis Ortmann: „Die Mitarbeiter haben freie Wahl, wo sie zum Essen gehen möchten. Sie fotografieren einfach den Beleg für das Essen mit dem Smartphone und schicken das Bild an Lunchio. Unsere geschulten Mitarbeiter prüfen jeden Beleg nach einem Katalog, den wir mit den Finanzbehörden abgestimmt haben.“ Im Hintergrund führt der Dienstleister für jeden einzelnen Mitarbeiter ein Konto mit dem monatlichen Budget. Die Lohnbuchhaltung des Arbeitgebers erhält einmal pro Monat einen Datensatz für die Erfassung der Essenszuschüsse in der Lohnabrechnung. Pro Mitarbeiter und Monat kostet das im Schnitt neun Euro.

Finanzbehörden reagieren positiv

In Zusammenarbeit mit einer deutschlandweit tätigen Kanzlei stellt die Lunchio GmbH für jeden neuen Kunden Lohnsteuer-Anrufungsauskünfte beim zuständigen Finanzamt. „Diese Anfragen fallen durchweg positiv aus, denn alle Eckpunkte unseres Systems entsprechen den Anforderungen – die externe und interne Tax Compliance wird optimal eingehalten“, so Dennis Ortmann.