Ab in den Süüüüden! Mit Urlaubsgeld für die Reisekasse

Das müssen Sie beachten, damit Ihr Zuschuss zum Urlaubsgeld steuerfrei bleibt

Es wird kalt, der Winter näher sich mit großen Schritten. Da wäre doch eine kleine Reise in den sonnigen Süden, die Sie mit ein bisschen Urlaubsgeld unterstützen, für Ihre frierenden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen genau das Richtige. Ein finanzieller Zuschuss für den Urlaub ist ein immer gern gesehener Benefit, der aber bei falscher Anwendung richtig teuer werden kann. Denn Urlaubsgeld zählt grundsätzlich erst einmal als zusätzliches Einkommen, das ganz regulär versteuert wird. Da bleibt häufig nach Abzug aller Abgaben wenig übrig für die Reise.
Eine echte Alternative ist die sogenannte Erholungsbeihilfe für Arbeitnehmer, die bei Ihren Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen im vollen Umfang ankommt und den Sie nur pauschal zu versteuern haben. Folgendes müssen Sie beachten, um Ihrem Team dieses steuerfreie und sozialabgabenfreie Urlaubsgeld zukommen lassen zu können.

So wird die Erholungsbeihilfe berechnet

•    Die Erholungsbeihilfe ist auf eine jährliche Freigrenze festgesetzt. Wird die Freigrenze überschritten, werden auf den Gesamtbetrag des Zuschusses Abgaben fällig.
•    Die Freigrenze liegt pro Mitarbeiter oder Mitarbeiterin jährlich bei 156 €. Für den Ehepartner können noch zusätzlich 104 € und für jedes Kind 52 € ausbezahlt werden.
•    Wird die Freigrenze nicht überschritten, ist das Urlaubsgeld für Ihren Mitarbeiter oder ihre Mitarbeiterin komplett steuerfrei. Auch Sozialabgaben müssen nicht entrichtet werden.
•    Sie als Arbeitgeber müssen die Erholungsbeihilfe pauschal mit 25 % versteuern.
•    Da die Freigrenze für ein Jahr gilt, ist auch die Auszahlung von Teilbeträgen möglich.

Unter diesen Voraussetzungen ist das Urlaubsgeld steuerfrei

•    Das Urlaubsgeld muss in zeitlichem Bezug zum Urlaub stehen. Deshalb darf es frühestens drei Monate vor und spätestens drei Monate nach dem Urlaub ausgezahlt werden.
•    Die Erholungsbeihilfe kann auch als Sachbezug ausbezahlt werden. Dies wäre beispielsweise der Fall, wenn sie direkt die Anreisekosten übernehmen würden. Gängiger ist aber die Barbezuschussung.
•    Einen gesetzlichen Anspruch auf Urlaubsgeld gibt es nicht, der Anspruch sollte im Arbeitsvertrag geregelt werden.
•    Allerdings kann sich Ihr Mitarbeiter oder Ihre Mitarbeiterin auf das Gewohnheitsrecht berufen und den Zuschuss erneut einfordern, wenn Sie ihn in der Vergangenheit schon mehrfach ausgezahlt haben. Eine entsprechende Klausel im Arbeitsvertrag setzt das Gewohnheitsrecht aber außer Kraft.
•    Wenn Sie Urlaubsgeld auszahlen wollen, dann für alle im Unternehmen. Das fordert der Gleichbehandlungsgrundsatz.

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Dennis Ortmann
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