Der Essensgutschein ist eine feine Sache

Seit vielen Jahren waren Essensgutscheine die einzige Möglichkeit, den steuerfreien Essenszuschuss unterwegs einzulösen

Will ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmer und Arbeitnehmerinnen zusätzlich zum regulären Gehalt noch mit einem Zuschuss bedenken, bietet ihm das Steuerrecht eine Reihe von Möglichkeiten, dies steuerermäßigt oder gar steuerfrei zu tun. Einer der beliebtesten Arbeitgeberzuschüsse ist der Essenszuschuss in Form eines Essensgutscheins für ein Mittagessen. Dieser ist bis zu einem Betrag von 3,10 € steuerfrei und kann noch mit einem zu versteuernden Sachbezugswert von maximal 3,30 € ergänzt werden (Stand: 2019).
Hat ein Betrieb keine eigene Kantine oder Mitarbeiter, die nicht vor Ort arbeiten, sind Essensgutscheine (oder Essensmarken) eine gängige Lösung, um den Essenszuschuss einzulösen. Der Essensgutschein fungiert hierbei als Zahlungsmittel in sogenannten Akzeptanzstellen, also verschiedenen Händlern, mit denen der Anbieter der Essensgutscheine kooperiert.

Vom Essensgutschein zum Mittagessen

Ersteht der Inhaber oder die Inhaberin des Essensgutscheins nun sein Mittagessen in einer Akzeptanzstelle, muss er oder sie ihn dort abgeben und auf ein eventuelles Rückgeld verzichten. Eine Splittung des Essensgutscheins ist nicht möglich, da sonst die Akzeptanzstellen keine korrekte Abrechnung vornehmen könnten. Die Anwendung des Essenszuschusses unterliegt in der Theorie einigen Regeln, die aber in der Praxis nur selten von den Akzeptanzstellen kontrolliert werden (können). So ist ein Essengutschein beispielsweise nicht übertragbar und darf nicht für Non-Food-Artikel ausgegeben werden.

Der Essensgutschein: ein System mit Mängeln

Essengutscheine weisen also in ihrer Anwendung einige Defizite auf. Zum einen ist der Inhaber oder die Inhaberin an einen Akzeptanzpartner gebunden und kann sich das Mittagessen nicht bei verschiedenen Händlern zusammenstellen. Sollte ein Restwert bei dem Einkauf entstehen, verfällt dieser mit der Abgabe des Essengutscheins. Zum anderen ist die Rechtssicherheit nach der Ausgabe der Essensgutscheine für den Arbeitgeber praktisch nicht mehr nachvollziehbar.

Der Essensgutschein – digital gedacht!

Hrmony hat sich dieser Problematik angenommen und mit einer App den Essensgutschein digitalisiert. Die Idee hinter den Digitalen Essensmarken ist einfach: Das Mittagessen wird nicht mehr mit einem Essensgutschein bezahlt, sondern der tatsächlich verbrauchte Essenszuschuss wird mit der nächsten Lohnabrechnung zurückerstattet. Dafür werden die Belege abfotografiert und mit der App an das Hrmony-Team zur Prüfung geschickt. Somit ist es nun möglich, ohne einen Essengutschein in mehreren Geschäften und für den vollständigen Essenszuschuss einkaufen zu gehen. Die individuelle Prüfung gewährleistet weiter, dass nur die Belege abgerechnet werden, welche wirklich für ein Mittagessen ausgegeben wurden.

Gegenüber dem traditionellen Essengutschein bieten die Digitalen Essensmarken Vorteile für alle Parteien: Der Arbeitgeber oder die HR-Abteilung erhält mit ihnen einen rechtssicheren Benefit und weniger Verwaltungsaufwand, die Belegschaft ist nicht mehr auf Akzeptanzstellen angewiesen und kann den Essenszuschuss gänzlich in Anspruch nehmen.

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Dennis Ortmann
Sales Hrmony

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