Archivierung von E-Rechnungen – Stolperfallen vermeiden

Hohe Anforderungen an die Aufbewahrung von E-Rechnungen

 
 

Immer mehr Unternehmen nutzen E-Rechnungen per Mail und bewahren sie falsch auf. Das Finanzamt freut sich. In Zeiten der Digitalisierung schicken die meisten Unternehmen ihre Rechnungen per Mail raus. Das geht schneller und ist darüber hinaus kostengünstig. Diese Methode ist zwar effektiv, birgt aber viele Stolperfallen durch die geforderte Archivierung von E-Rechnungen.

Dem Finanzamt genügt es in der Regel nicht, wenn die elektronisch versendeten Rechnungen ausgedruckt und abgeheftet werden. Die elektronischen Rechnungen müssen auch elektronisch aufbewahrt werden.

Archivierung von E-Rechnungen – Fristen beachten

Elektronische Rechnungen sind für einen Zeitraum von zehn Jahren ausgedruckt und elektronisch aufzubewahren. Dabei muss gewährleistet sein, dass die Rechnungen auswertbar und lesbar bleiben und nicht gelöscht oder verändert werden können.

Die Ablage einer PDF-Datei auf einer Festplatte genügt diesem Anspruch nicht. Auch das Archivieren der Rechnungsmail im Postfach des Mail-Programms genügt nicht. Das Finanzamt verlangt die Archivierung der E-Rechnungen auf einem Datenträger, der nur einmalig beschrieben werden kann, z. B. eine CD-ROM. Nur so sei die Unveränderbarkeit der E-Rechnungen gewährleistet. Wer nicht mehr mit CD-ROMs arbeiten möchte, hat die Möglichkeit einer Speicherung in einer Cloud oder in einem Dokumentenmanagementsystem, bei denen eine nachträgliche Löschung und Änderung der Dateien unmöglich ist.

Wird die E-Rechnung nicht elektronisch aufbewahrt, kann das Finanzamt den Vorsteuerabzug streichen und die Vorsteuer zzgl. Zinsen zurück fordern. Zusätzlich kann es bei einer Betriebsprüfung zur Festsetzung eines Verzögerungsgeldes von mindestens 2.500 € kommen, da es bei der Nichterfüllung der Aufbewahrungspflicht zu einer Ordnungswidrigkeit kommt.

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Tipp: Lunchio übernimmt als Full-Service-Agentur die Belegprüfung und Abrechnungen für den Arbeitgeberzuschuss „Verpflegung“. Die Rechnungen für das Finanzamt werden von uns steuerrechtlich konform erstellt und so gesichert, dass eine nachträgliche Veränderung oder Löschung der Dateien nicht mehr möglich ist. Arbeitgeber werden so der Aufbewahrungspflicht enthoben und haben mehr Zeit für andere Aufgaben im Unternehmen.

Über Lunchio

Die Lunchio GmbH ist ein erfolgreiches Start-up aus Berlin, das Arbeitgebern mit dem Konzept der digitalen Essensmarken ein wirkungsvolles Instrument der Entgeltoptimierung in die Hand gibt. Durch die digitale Bereitstellung des Arbeitgeberzuschusses „Verpflegung“ ermöglichen Arbeitgeber ihren Angestellten nicht nur arbeitstägliche, ausgewogene und flexible Mahlzeiten am Arbeitsplatz. Sie erhöhen gleichzeitig den Nettolohn bei gleichzeitiger Senkung der Lohnnebenkosten. Als Full-Service-Dienstleister übernimmt die Lunchio GmbH neben der monatlichen Belegprüfung auch die steuerrechtlich konforme Abrechnung des Arbeitgeberzuschusses und entlastet damit maßgeblich Buchhaltung und Verwaltung.

 

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