Kantinenzuschuss in fremd bewirtschafteten Kantinen oder in Restaurants

Digitale Essensmarken erst seit 2016 erlaubt

 
 

Digitale Essensmarken sparen Zeit und Geld

Der Kantinenzuschuss gehört zu den Leistungen des Arbeitgebers als Sachbezug. Er wird häufig in Form von Essensmarken in fremd bewirtschafteten Kantinen im Unternehmen oder als Essensgutscheine in Gastronomiebetrieben außerhalb des Unternehmens vergeben.

Bisher verzichteten viele Arbeitgeber auf den Sachbezug durch Essensmarken. Der Aufwand war durch die monatliche Prüfung und Abrechnung der Arbeitnehmer-Belege einfach zu hoch. Erschwerend kam die notwendige Verteilung der Essensmarken bzw. Restaurantschecks hinzu – Zeit, die nicht vorhanden ist.

Seit dem 24.2.2016 erlaubt das Bundesfinanzministerium virtuelle bzw. digitale Essensmarken in Unternehmen, d. h. statt herkömmlicher Essensmarken in Papierform sind virtuelle bzw. digitale Essensmarken nicht mehr physisch vorhanden. Sie werden durch Scannerkassen bzw. Lesegeräte erkannt oder digital abgerechnet.

Für eine Anerkennung muss der Arbeitgeber lediglich die Voraussetzungen für diese Vorgehensweise nachweisen, d. h. er muss in der Lage sein, die vorgelegten Einzelbelege der Arbeitnehmer manuell oder maschinell nachzuprüfen. Virtuelle bzw. digitale Essensmarken haben den Vorteil, dass sie nicht mehr ausgedruckt und verteilt werden müssen. Das Unternehmen spart Zeit und Geld.

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Kantinenzuschuss in fremd bewirtschafteten Kantinen

Viele Unternehmen betreiben keine eigene Kantine, sondern lassen sie durch einen Dritten betreiben oder verzichten ganz darauf. In der Regel erlauben sich nur große Unternehmen den Luxus einer eigenen Mitarbeiterverpflegung.

Erbringt der Arbeitgeber gegenüber Fremdbetrieben Geldleistungen zur kostenlosen bzw. vergünstigten Abgabe von Mahlzeiten, gelten für ihn dieselben Regelungen wie für die Vergabe von Essensmarken. Erhält der Arbeitnehmer die Möglichkeit, in der Kantine für 1,50 € Mittag zu essen, beträgt der geldwerte Vorteil in 2017 pro Essensteilnehmer täglich 1,67 €. Diese Summe wird vom Arbeitgeber mit 25 % pauschalisiert oder dem Sozialversicherungs- und Steuer-Brutto hinzugerechnet.

Gewährte bisher ein Arbeitgeber seinen Arbeitnehmern eine Stütze für die Mitarbeiterverpflegung in der Betriebskantine, die von einem Kantinen-Pächter betrieben wurde, konnte der Arbeitnehmer zwischen den Mittagsmenüs wählen und zahlte entsprechend dem Catering-Vertrag nur 35 % des eigentlichen Preises über seine Chipkarte. Die Differenz zwischen dem gezahlten und eigentlichen Betrag übernahm der Arbeitgeber, der dem Pächter monatlich den Betrag nach Rechnungsstellung überwies.

 

Digitale Essensmarken – Kantinenzuschuss ohne Aufwand

 
 

Kein Aufwand durch Prüfung oder Abrechnung

Mit Lunchio entfällt dieser Aufwand. Wird der Kantinenzuschuss über digitale Essensmarken den Arbeitnehmern gewährt, sind Cateringverträge und aufwendige Rechnungsstellungen nicht mehr notwendig. Nach wie vor können Arbeitnehmer in den Kantinen mit Drittbewirtschaftern essen gehen. Im Gegensatz zur Chipkarte oder klassischen Essensmarke bezahlen sie hier den vollen Betrag und schicken den Beleg über die Mahlzeit an Lunchio. Bei Lunchio eingegangen, prüfen Mitarbeiter den Beleg und schreiben den ausgegebenen Betrag dem Arbeitnehmer-Konto gut. Am Monatsende erfolgt die Abrechnung und Überweisung der zu viel gezahlten Beträge auf die Arbeitnehmer-Konten. Dem Arbeitgeber entsteht keinerlei Aufwand durch Prüfung oder Abrechnung. Nach der Abrechnung erhält der Arbeitgeber eine Schlussrechnung zur Vorlage beim Finanzamt.

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